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Personaldossier; Datenschutz und Einsichtnahme

20.05.2016 13:20

Martin Strobel, Rechtsanwalt

Die Frage wer und in welchem Umfang ein Recht auf Einsicht in Personaldossiers hat, stellt Personalverantwortliche oft vor schwierige Fragen. Zwar gibt es keine direkte bundesrechtliche Pflicht, Personaldossiers zu führen, doch leitet sich diese Pflicht indirekt von verschiedenen anderen gesetzlichen Normen ab. Nur schon die diversen Abrechnungs- und Meldepflichten bei Sozialversicherungen oder das Ausstellen eines Zeugnisses lassen sich ohne Personaldossier kaum vernünftig erfüllten. Auch aus Praktikabilität und Beweisgründen empfiehlt es sich, Personaldossiers zu führen. Zu denken ist unter anderem an Zielvereinbarungen, die zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer beschlossen werden und deren Erreichen anhand von Unterlagen und Dokumenten überprüft werden muss. Um das Führen von Personaldossiers kommt man in der Praxis nicht herum.

Im Zusammenhang mit der Frage, wer und in welchem Umfang ein Einsichtsrecht in Personaldossier hat, stellt sich zuerst einmal die Frage, ob ein Personaldossier eine Datensammlung im Sinne des Datenschutzgesetzes ist. Dies ist unzweifelhaft der Fall. Unwesentlich ist dabei die Art der Datensammlung, also deren Systematik, Ordnung oder die Speicherungsart. Zusätzlich zum Datenschutzgesetz gelten aber auch das Arbeitsrecht gemäss schweizerischem Obligationenrecht und Arbeitsgesetz. Dieses Arbeitsrecht legt einen noch strengeren Massstab an, als das Datenschutzgesetz. So darf bspw. der Arbeitgeber nur Daten bearbeiten, die für die Eignungsprüfung für das Arbeitsverhältnis bzw. für die Erfüllung des Arbeitsvertrages erforderlich sind. Arbeitnehmerdaten, die keinen Bezug zum Arbeitsplatz haben, sind somit unzulässig. Dies gilt sogar, wenn eine Einwilligung des Arbeitnehmers vorliegen würde.

Gemäss Art. 8 Abs. 1 des Datenschutzgesetzes hat ein Arbeitnehmer das Recht, mittels eines Gesuches über den Inhalt seines Personaldossiers informiert zu werden. Dieses Auskunftsrecht ist an keine speziellen Bedingungen gebunden. Der Arbeitnehmer muss weder ein schützenswertes Interesse noch eine Persönlichkeitsverletzung glaubhaft machen. Das Recht umfasst alle vorhandenen Daten, ausgenommen von persönlichen Notizen von Vorgesetzten, welche auch nicht an Dritte bekannt gegeben werden müssen. Zu denken ist bspw. an Notizen im Zusammenhang mit Mitarbeitergesprächen. Die Verweigerung oder Beschränkung eines Auskunftsbegehrens kann zulässig sein, muss jedoch sehr gut begründet werden. Es müssen überwiegend private oder öffentliche Interessen dem Auskunftsgesuch entgegenstehen. Was die Form betrifft so kann auf Art. 8 Abs. 5 des Datenschutzgesetzes verwiesen werden, wonach ein Arbeitnehmer grundsätzlich das Recht auf schriftliche Auskunft mittels Fotokopien hat. Die Herausgabe hat kostenlos zu erfolgen.

Dieser Tatsache sind sich viele Personalverantwortliche nicht bewusst und beschränken jeweils das Recht des Arbeitnehmers auf eine Einsichtnahme ins Personaldossier. Eine solche Beschränkung ist nicht zulässig. Nicht empfohlen wird die Herausgabe des Original-Personaldossiers. In der Regel wir dies nur einem Rechtsvertreter des Arbeitnehmers zugestellt im Rahmen einer arbeitsrechtlichen Auseinandersetzung. Dabei sollten unbedingt Sicherungskopien behalten werden.

Stellt ein Arbeitnehmer nach Einsichtnahme in sein Personaldossier fest, dass darin fehlerhafte Daten enthalten sind, hat er ein Recht auf Berichtigung. Dieser Anspruch umfasst aber nicht reine Werturteile. Er beschränkt sich auf Informationen, die einen konkreten Tatsachenbezug aufweisen. Sind die Daten unzulässigerweise erhoben worden oder dürfen nicht oder nicht mehr bearbeitet werden, hat der Arbeitnehmer zudem ein Recht auf Vernichtung bzw. Löschung dieser Daten.

Die Ablehnung eines Auskunftsgesuches über den Inhalt des eigenen Personaldossiers ist also nur in ganz wenigen Ausnahmefällen möglich. In der Regel ist das Auskunfts- und Einsichtsrecht zu gewähren.

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